W lutowym artykule na naszej stronie Kuźniar Kancelaria omawialiśmy, od kiedy zacznie działać CRU, kogo obejmuje obowiązek, jakie dane co do zasady trzeba będzie publikować oraz jak podejść do wdrożenia CRU.
Dziś uzupełniamy tamten materiał o element, który jest dla JST kluczowy z punktu widzenia praktyki: projekt rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie CRU JSFP. To właśnie rozporządzenie ma „przełożyć” ustawę na zasady operacyjne i ujednolicić sposób raportowania umów w skali całego sektora.
Dlaczego projekt rozporządzenia jest ważny dla urzędu
Wdrożenie CRU nie rozbija się o sam fakt publikacji, lecz o spójność danych. W praktyce najwięcej wątpliwości i potencjalnie przyszłych błędów wiąże się z: wartość umowy, opis i identyfikacja stron, a także obsługa zmian (aneksów, wypowiedzeń, cesji). Projekt rozporządzenia doprecyzowuje te kwestie w sposób, który pozwala zbudować jednolity standard wewnętrzny w gminie oraz w jednostkach organizacyjnych.
Etap organizacyjny zaczyna się wcześniej niż pełne stosowanie rozporządzenia
Projekt przewiduje wejście w życie rozporządzenia 1 lipca 2026 r., jednak przepisy dotyczące kont, uprawnień i obsługi wniosków mają zacząć obowiązywać od 1 kwietnia 2026 r. Oznacza to, że przygotowanie w urzędzie powinno zacząć się od uporządkowania ról i odpowiedzialności, zanim publikacja informacji w CRU stanie się codziennością.
Wartość umowy w CRU
Projekt rozporządzenia wprowadza spójny schemat ustalania wartości, który można wdrożyć w postaci prostej instrukcji dla pracowników.
Jeżeli umowa określa wartość całkowitą, do CRU przyjmuje się wartość z umowy. Jeżeli umowa jest zawarta na czas nieoznaczony, wartość ustala się jako wartość wynikającą z umowy za pierwsze 48 miesięcy wykonywania. Jeżeli umowa nie podaje wartości, do CRU trafia łączna wysokość środków, które jednostka zamierza przeznaczyć na realizację, a przy umowie bezterminowej stosuje się analogiczny horyzont pierwszych 48 miesięcy.
Oznacza to, że po pierwsze, faktycznie wydatkowane środki nie wpływają na sposób ustalenia wartości do CRU, więc rejestr ma odzwierciedlać wartość kontraktową lub planowaną według jednolitej metody. Po drugie, przy ustalaniu wartości uwzględnia się opcje oraz wznowienia, natomiast nie uwzględnia się VAT.
Z punktu widzenia gminy praktyczny wniosek jest prosty jeżeli urząd nie przyjmie jednej metody ustalania wartości, CRU stanie się zbiorem nieporównywalnych wpisów, a liczba wniosków o dostęp do informacji publicznej dotyczących zawartych umów i ich wartości zamiast maleć może wręcz rosnąć.
Jakie dane o umowie trzeba będzie podać
Projekt doprecyzowuje, jak rozumieć część pól, które wynikają z ustawy. Dla praktyki urzędu najbardziej „wrażliwe” są te elementy, które mają tendencję do „rozjeżdżania” się między komórkami organizacyjnymi.
Czas obowiązywania umowy ma być wykazany jednoznacznie: umowa na czas nieoznaczony albo oznaczony, z podaniem liczby dni, miesięcy lub lat.
Oznaczenie stron umowy ma zależeć od typu kontrahenta. Projekt różnicuje wymagane dane dla podmiotu krajowego, przedsiębiorcy zagranicznego oraz osoby fizycznej. Z perspektywy JST oznacza to konieczność ujednolicenia praktyki wpisów, aby uniknąć różnych wariantów tej samej nazwy lub niekonsekwencji w identyfikatorach. Przedmiot umowy ma być opisem zakresu dostaw, usług albo robót budowlanych. To pole ma znaczenie nie tylko formalne. CRU będzie narzędziem publicznym, dlatego sposób opisu w praktyce buduje wizerunek przejrzystości albo generuje dodatkowe pytania i wnioski o informację publiczną.
Status umowy i aktualizacje
Projekt przewiduje określanie statusu umowy jako aktywny albo nieaktywny, a dzień zmiany statusu ma być w systemie automatycznie traktowany jako dzień zakończenia obowiązywania umowy.
Jednocześnie projekt wymaga, aby przy aktualizacji informacji wskazać przyczynę (w szczególności: zmiana umowy, wypowiedzenie, cesja praw, korekta błędu), dodać krótki opis i datę zaistnienia przyczyny. W praktyce oznacza to konieczność powiązania CRU z obiegiem aneksów i bieżących zdarzeń dotyczących umowy, tak aby rejestr zawierał zawsze zaktualizowane dane.
Wyłączenie jawności
Projekt rozporządzenia wyraźnie wskazuje, że jeżeli dana informacja ma być wyłączona z jawności, w CRU należy podać podstawę prawną (jednostkę redakcyjną i tytuł ustawy) oraz organ albo stanowisko osoby, która podjęła decyzję o wyłączeniu jawności danej informacji. To rozwiązanie wręcz wymusza ustalenie wewnętrznej procedury określającej tryb oceny i zatwierdzania wyłączeń jawności.
Konta i role w systemie
Projekt opisuje zasady zakładania kont oraz rozdziela role użytkowników, w tym administratora oraz role związane z wprowadzaniem i publikowaniem informacji. Dla urzędu oznacza to potrzebę decyzji organizacyjnej: kto odpowiada za konfigurację i uprawnienia, kto przygotowuje dane, a kto odpowiada za publikację. Taki podział pozwala budować kontrolę jakości danych bez blokowania pracy jednostki.
Co rekomendujemy JST na etapie przygotowań
Poprzednio wskazywaliśmy, że skuteczne wdrożenie CRU wymaga podejścia procesowego, a nie wyłącznie technicznego. Projekt rozporządzenia potwierdza tę tezę i podpowiada, od czego zacząć, aby ograniczyć ryzyko błędów:
- urząd powinien przyjąć jednolite zasady ustalania wartości umów (w tym dla umów bezterminowych i umów bez wskazanej wartości),
- warto ujednolicić standard opisu przedmiotu umowy i sposób wpisywania danych kontrahentów,
- trzeba zorganizować przepływ informacji o aneksach i innych zmianach tak, aby aktualizacja CRU była naturalnym elementem obiegu dokumentów,
- należy ustalić tryb podejmowania i dokumentowania decyzji o wyłączeniu jawności.
Jeżeli CRU ma działać sprawnie od lipca 2026 r., te decyzje organizacyjne powinny zapaść przed etapem zakładania kont i nadawania uprawnień, który projekt wiąże z początkiem kwietnia 2026 r.
