Czym są e-doręczenia?
E-doręczenia to oficjalny kanał komunikacji elektronicznej między organami publicznymi (urzędami) a podmiotami zobowiązanymi do korzystania z tej formy doręczeń. Regulacje w tym zakresie wprowadziła ustawa z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Zgodnie z jej przepisami, doręczenie elektroniczne ma skutek równoważny z dostarczeniem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Po wdrożeniu e-doręczeń wszelka istotna korespondencja – np. pisma urzędowe czy decyzje administracyjne – będzie mogła docierać do adresata wyłącznie w formie cyfrowej na oficjalny adres do e-doręczeń.
Co istotne, doręczenie w systemie elektronicznym uważa się za dokonane:
- z chwilą faktycznego odebrania pisma na skrzynce e-doręczeń (po zalogowaniu i zapoznaniu się z dokumentem),
- lub – jeśli pismo nie zostanie odebrane – po upływie 14 dni od zamieszczenia go w skrzynce (tzw. fikcja doręczenia).
Oznacza to, że nawet jeżeli adresat nie odbierze elektronicznej przesyłki, po 14 dniach doręczenie uznawane jest za skuteczne. Z tego powodu tak ważne będzie systematyczne logowanie się na skrzynkę e-doręczeń i sprawdzanie poczty.
Kogo dotyczy nowy obowiązek?
Od 1 kwietnia 2025 r. obowiązek ten dotyczy spółek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 r. (m.in. spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjnych, komandytowych, komandytowo-akcyjnych, jawnych i partnerskich). Z kolei spółki wpisane do KRS po 1 stycznia 2025 r. już w trakcie rejestracji będą automatycznie tworzyć również adres do e-doręczeń.
Warto podkreślić, że przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą (wpisani do CEIDG) mają inną datę graniczną – najpóźniej do 1 października 2026 r. muszą posiadać adres do e-doręczeń.
W niniejszym artykule skupiamy się jednak na spółkach figurujących w rejestrze przedsiębiorców KRS i terminie 1 kwietnia 2025 r.
Czy za brak skrzynki grożą kary?
Wiele osób obawia się kar administracyjnych za niedopełnienie obowiązku. Obecne przepisy ustawy o doręczeniach elektronicznych nie przewidują bezpośrednich kar finansowych za brak skrzynki e-doręczeń. Jeśli spółka jej nie założy, korespondencja z urzędu czy sądu będzie nadal dostarczana, ale w innej formie – tzw. publicznej usługi hybrydowej. Oznacza to, że pismo zostanie wysłane elektronicznie do operatora wyznaczonego (Poczty Polskiej), a następnie wydrukowane i doręczone w formie papierowej na adres fizyczny spółki.
Takie rozwiązanie rodzi jednak poważne ryzyko przedłużenia obiegu dokumentów i większych trudności z potwierdzaniem autentyczności wydrukowanych pism oryginalnie mających formę elektroniczną. W praktyce może to utrudnić załatwianie spraw oraz rodzić ryzyko przeoczenia ważnej korespondencji. Z tego względu założenie skrzynki e-doręczeń leży w interesie każdego przedsiębiorcy.
Jaką korespondencję będziemy odbierać?
Po wejściu w życie nowych przepisów, za pomocą skrzynki e-doręczeń można spodziewać się m.in.:
- wezwań, postanowień i orzeczeń sądowych,
- pism administracyjnych z urzędów skarbowych, ZUS-u i jednostek samorządu terytorialnego,
- decyzji i zaświadczeń (np. związanych z koncesjami, zezwoleniami, pozwoleniami),
- korespondencji w postępowaniach podatkowych lub egzekucyjnych.
Wszystkie te dokumenty będą wywoływały skutki prawne identyczne z pismami tradycyjnie przesyłanymi w formie listu poleconego.
Jak założyć skrzynkę do e-doręczeń?
Założenie skrzynki e-doręczeń odbywa się przez internet i składa się z kilku etapów:
- Złożenie wniosku elektronicznego – na dedykowanej platformie (np. poprzez portal gov.pl) lub przy użyciu profilu zaufanego / e-dowodu.
- Podanie danych spółki – niezbędnych do weryfikacji (np. nazwa, NIP, KRS, dane kontaktowe).
- Wyznaczenie administratora – który będzie odpowiadał za obsługę skrzynki (np. członek zarządu lub inna osoba uprawniona).
- Aktywacja skrzynki – po utworzeniu adresu system może wysłać potwierdzenie na e-mail lub inny wskazany kontakt. Konieczne jest zalogowanie się i potwierdzenie, że chcemy korzystać z nowego adresu.
- Dla spółek jest to proces bezpłatny, a po finalizacji dane o adresie e-doręczeń zostaną wpisane do Bazy Adresów Elektronicznych. Wówczas organy publiczne będą mogły kierować całą oficjalną korespondencję właśnie do e-skrzynki przedsiębiorcy.
Instrukcja obsługi, procedury wewnętrzne i wyznaczenie odpowiedzialnej osoby
Ponieważ doręczenia elektroniczne mają taką samą moc prawną jak tradycyjne listy polecone, niezwykle istotne jest opracowanie w firmie odpowiednich procedur organizacyjnych. Przede wszystkim należy wyznaczyć osobę lub dział odpowiedzialny za systematyczne logowanie do skrzynki e-doręczeń i bieżące odbieranie przesyłek. Regularne monitorowanie korespondencji jest kluczowe, ponieważ nieodebrane pismo po 14 dniach uznawane jest za skutecznie doręczone, co może rodzić poważne konsekwencje. Każde odebrane pismo powinno być następnie rejestrowane w wewnętrznym systemie obiegu dokumentów, tak jak w przypadku tradycyjnej korespondencji papierowej. Umożliwi to sprawną archiwizację oraz łatwy dostęp do dokumentów w razie potrzeby. Odpowiednie procedury wewnętrzne i sprawnie działający system obsługi e-doręczeń pozwolą zminimalizować ryzyko przeoczenia ważnych dokumentów, a tym samym uniknąć potencjalnych konsekwencji prawnych lub finansowych wynikających z opóźnień w podejmowaniu działań.
Jak może pomóc Kancelaria Kuźniar?
Wejście w życie e-doręczeń to nie tylko kwestia uruchomienia skrzynki, lecz także konieczność uporządkowania wewnętrznych procedur i zrozumienia wszystkich aspektów prawnych związanych z elektronicznym obiegiem dokumentów urzędowych. W ramach naszej działalności pomagamy w rejestracji i założeniu skrzynki e-doręczeń, wspieramy w przygotowaniu instrukcji obsługi i wdrożeniu procedur zapewniających regularny odbiór dokumentów, ,oferujemy szkolenia dla personelu odpowiedzialnego za kontakt z urzędami i sądami. Nasze doświadczenie pozwala na zminimalizowanie ryzyka błędów oraz maksymalne przyspieszenie procesu wdrożenia nowych rozwiązań.
Jeżeli chcą Państwo skorzystać z profesjonalnego wsparcia w tym zakresie KUŹNIAR Kancelaria Adwokacka pozostaje do dyspozycji. Zapraszamy do kontaktu – chętnie pomożemy w przejściu przez cały proces, począwszy od rejestracji aż po kompleksowe doradztwo prawne przy organizacji elektronicznego obiegu dokumentów.
