Podstawa prawna E-Doręczeń
E-doręczenia zostały uregulowane w ustawie z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1045) oraz w aktach wykonawczych do tej ustawy (Komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 12 lipca 2024 r. zmieniający komunikat w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym (Dz. U. poz. 1078).
Dodatkowo, istotne znaczenie ma w tym przypadku Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r., znane jako eIDAS, które reguluje identyfikację elektroniczną i usługi zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym.
Obowiązki podmiotów publicznych
Zgodnie z ustawą, od 1 stycznia 2025 r. podmioty publiczne są zobowiązane do korzystania z e-doręczeń w komunikacji z obywatelami i przedsiębiorcami. Oznacza to konieczność posiadania adresu do doręczeń elektronicznych oraz prowadzenia korespondencji za pośrednictwem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE).
Możliwość odroczenia obowiązku
Ustawodawca w art. 147 ust. 5 ustawy o doręczeniach elektronicznych (wprowadzonym nowelizacją ww. ustawy, Dz.U. z 2024 r. poz. 1841) przewidział jednak tzw. okres przejściowy dla podmiotów publicznych, umożliwiający stopniowe dostosowanie się do nowych wymogów. Do 31 grudnia 2025 r. podmioty te mogą odstąpić od stosowania e-doręczeń, jeśli uznają, że ze względu na przesłanki organizacyjne nie są w stanie realizować tego obowiązku. Ocena istnienia takich przesłanek leży po stronie nadawcy, czyli danego podmiotu publicznego.
Kryteria oceny gotowości
Podmioty publiczne, rozważając skorzystanie z okresu przejściowego, powinny dokonać we własnym zakresie analizy swoich możliwości technicznych i organizacyjnych, w tym:
- Czy istnieje infrastruktura umożliwiająca sprawne zarządzanie dokumentacją w formie elektronicznej?
- Czy możliwe jest przejście z tradycyjnej formy papierowej na elektroniczną oraz z ePUAP na e-doręczenia?
- Czy zapewnione są systemy do bezpiecznego przechowywania elektronicznej korespondencji?
- Czy personel jest przeszkolony w obsłudze nowych narzędzi, takich jak PURDE i publiczna usługa hybrydowa (PUH)?
- Czy upoważnione osoby dysponują kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi?
- Czy uprawnieni pracownicy mają nadane odpowiednie uprawnienia i dostęp do systemu?
Procedura odroczenia
Jeśli podmiot publiczny stwierdzi, że nie jest jeszcze gotowy do pełnego wdrożenia e-doręczeń, może skorzystać z okresu przejściowego do końca 2025 r. W tym czasie dopuszczalne jest stosowanie dotychczasowych metod doręczania korespondencji (m.in. list polecony lub poprzez E-PUAP).
Należy jednak pamiętać, że wprowadzenie tzw. okresu przejściowego dla podmiotów publicznych nie zwalnia ich z obowiązku złożenia wniosku o uzyskanie adresu do doręczeń elektronicznych do dnia 1 stycznia 2025 r.
Korzyści z wdrożenia E-Doręczeń
Mimo możliwości odroczenia przejścia na e-doręczenia, warto rozważyć jak najszybsze wdrożenie e-doręczeń, gdyż może to wiązać się z korzyściami takimi jak:
- przyspieszenie obiegu dokumentów,
- obniżenie wydatków związanych z tradycyjną korespondencją,
- gwarancja integralności i poufności przesyłanych informacji.
- zmniejszenie zużycie papieru i innych zasobów.
E-doręczenia stanowią istotny krok w kierunku cyfryzacji administracji publicznej w Polsce. Podmioty publiczne mają obowiązek przygotować się do ich wdrożenia do 1 stycznia 2025 r., z możliwością odroczenia pełnego stosowania do końca 2025 r.
