Obowiązki jednostek samorządu terytorialnego wynikające z ustawy o ochronie sygnalistów dot. zgłoszeń zewnętrznych

Rozwiązania wprowadzone przez ustawę mają na celu głównie ochronę osób zgłaszających łamanie prawa oraz zabezpieczenie ich przed działaniami odwetowymi ze strony pracodawców. Przepisy obejmują ochroną osoby zgłaszające naruszenia prawa, niezależnie od formy zatrudnienia i pełnionej funkcji. Ochrona prawna dotyczy również byłych pracowników, którzy zgłosili nieprawidłowości.

Niektóre z obowiązków nałożonych ww. ustawą, w tym ustalenie procedury wewnętrznych oraz zewnętrznych zgłoszeń muszą zostać spełnione w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie tj. do dnia 25 grudnia 2024 r.

W niniejszym wpisie przedstawimy Państwu obowiązki jednostek samorządu terytorialnego wynikających z ww. ustawy, jeżeli chodzi o ustalenie procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych. W kolejnym wpisie szczegółowo przedstawione zostaną obowiązki dotyczące wdrożenia procedury wewnętrznych zgłoszeń.

Jeśli chodzi o zgłoszenia zewnętrzne, gminy, powiaty lub województwa, niezależnie od liczby mieszkańców, mają obowiązek ustalenia procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, która określa w szczególności tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo.

Ustalenie procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych

Pierwszym z obowiązków ciążącym na jednostce samorządu terytorialnego jest przyjęcie i wdrożenie procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.

Co powinna określać procedura?

1. tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo- jest to jedyny element obligatoryjny procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych wynikający z przepisów,
2. czynności materialno-techniczne dokonywane przez pracowników organu publicznego w celu odbioru zgłoszenia zewnętrznego,
3. doprecyzowanie kanałów komunikacji (z uwagi na fakt, że zgłoszenie może zostać dokonane zarówno pisemnie jak i ustnie, art. 42 ustawy),
4. standard bezstronności,
5. standard sprawiedliwego rozpatrzenia sprawy (na każdym etapie obsługi zgłoszenia zewnętrznego),
6. standard rozpatrzenia sprawy w rozsądnym terminie,
7. prawo do bycia wysłuchanym zanim zostaną podjęte indywidualne środki mogące negatywnie wpłynąć na sytuację sygnalisty,
8. transparentność procesu, w tym prawo dostępu do akt sprawy,
9. obowiązek informowania sygnalisty, w tym obowiązek uzasadniania podjętych decyzji,
10. wprowadzenie gwarancji w zakresie ochrony danych osobowych, w tym ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie,
11. upoważnienie pracowników organu publicznego do przyjmowania zgłoszeń.

Ww. katalog ma charakter otwarty, wobec czego powyższe elementy zostały wymienione przykładowo, po dokonaniu analizy przepisów ustawy, jej celów oraz zamierzeń ustawodawcy.

Wstępna weryfikacja zgłoszenia

Kolejnym obowiązkiem jest weryfikacja zarejestrowanego zgłoszenia, co można podzielić na etapy:

1. przyjęcie zgłoszenia zewnętrznego,
2. dokonanie wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego polegającej na:

1. ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa,
2. ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu,

a jeżeli nie należy:

3. ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych;

3. rozpatrzenie zgłoszenia zewnętrznego – w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania organu publicznego;
4. przekazanie zgłoszenia zewnętrznego niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych – w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania tego organu – oraz informuje o tym sygnalistę;
5. podjęcie działań następczych z zachowaniem należytej staranności;
6. przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia (w uzasadnionych przypadkach 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem 3-miesięcznego terminu),
7. odstąpienie od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, a kolejno:

1. przekazanie sygnaliście informacji o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia,
2. przekazanie sygnaliście informacji, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie. Poinformowanie sygnalisty nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania. Informacja przekazana sygnaliście zawiera pouczenie w tym zakresie.

Potwierdzenie otrzymania zgłoszenia

Jednostka samorządu terytorialnego jako organ publiczny, który przyjął zgłoszenie zewnętrzne ma obowiązek przesłać sygnaliście niezwłocznie, najpóźniej w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia potwierdzenie jego przyjęcia.

Ww. obowiązek nie obowiązuje, jeśli:

1. sygnalista wystąpił z wyraźnie odmiennym wnioskiem w zakresie przesłania mu potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia,
2. organ ma uzasadnione podstawy, aby sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.

Wydanie zaświadczenia

Jednostka samorządu terytorialnego jako organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania od sygnalisty żądania wydaje zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o ochronie sygnalistów.

Prowadzenie rejestru zgłoszeń

Jednostka samorządu terytorialnego jako organ publiczny ma obowiązek dokonywania wpisu do rejestru zgłoszeń zewnętrznych na podstawie zgłoszenia zewnętrznego.

Rejestr zgłoszeń zewnętrznych obejmuje:

1. numer zgłoszenia;
2. przedmiot naruszenia prawa;
3. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4. datę dokonania zgłoszenia;
5. informację o podjętych działaniach następczych;
6. informację o wydaniu zaświadczenia, o którym mowa w art. 38;
7. datę zakończenia sprawy;
8. informacje o niepodejmowaniu dalszych działań w przypadku, o którym mowa w art. 40 ust. 2;
9. szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia – o ile organ publiczny posiada te dane.

Dane osobowe oraz pozostałe informacje zawarte w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Sporządzanie sprawozdania rocznego dot. zgłoszeń zewnętrznych

Jednostka samorządu terytorialnego jako organ publiczny jest zobowiązana sporządzić za każdy rok kalendarzowy sprawozdanie zawierające dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych, obejmujące:

1. liczbę przyjętych zgłoszeń zewnętrznych;
2. liczbę postępowań wyjaśniających i postępowań wszczętych w wyniku przyjętych zgłoszeń zewnętrznych oraz informacje na temat wyniku tych postępowań;
3. szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona, oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego – o ile organ publiczny posiada te dane.

Organ publiczny przekazuje sprawozdanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich w terminie do dnia 31 marca roku następującego po roku, za jaki sprawozdanie jest sporządzane.

Umieszczenie na stronie biuletynu informacji publicznej informacji dla sygnalistów

Jednostka samorządu terytorialnego jako organ publiczny jest zobowiązana do umieszczenia na swojej stronie w BIP w oddzielnej, łatwo identyfikowalnej i dostępnej sekcji oraz w sposób zrozumiały dla sygnalisty w szczególności informacje o:

1. danych kontaktowych umożliwiających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego, w szczególności adres do korespondencji, adres poczty elektronicznej, adres do doręczeń elektronicznych, odrębny adres elektronicznej skrzynki podawczej, adres strony internetowej, na której znajduje się formularz elektroniczny w rozumieniu art. 3 pkt 25 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2024 r. poz. 307), lub numer telefonu wraz ze wskazaniem, czy rozmowy są nagrywane;
2. warunkach objęcia sygnalisty ochroną;
3. trybie postępowania mającym zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym o wymaganym sposobie wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji;
4. terminie przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaju i zawartości takiej informacji;
5. zasadach poufności mających zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych;
6. zasadach przetwarzania danych osobowych, o których mowa w art. 8, a także zasadach przetwarzania danych osobowych oraz informacji podawanych w przypadku zbierania danych od osoby, której dane dotyczą, uregulowanych odpowiednio w art. 5 i art. 13 rozporządzenia 2016/679, art. 13 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/680 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez właściwe organy do celów zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania i ścigania czynów zabronionych i wykonywania kar, w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylającej decyzję ramową Rady 2008/977/WSiSW (Dz.Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 89, z późn. zm.5) albo art. 15 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz.Urz. UE L 295 z 21.11.2018, str. 39);
7. charakterze działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym;
8. środkach ochrony prawnej i procedurach służących ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępności poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego;
9. warunkach, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16;
10. zachęcie do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych;
11. danych kontaktowych Rzecznika Praw Obywatelskich.

Przegląd i aktualizacja procedury

Jednostka samorządu terytorialnego jest zobowiązana co najmniej raz na 3 lata dokonać przeglądy procedury zgłoszeń zewnętrznych, a kolejno do dostosowania procedury odpowiednio do wyników dokonanego przeglądu oraz doświadczenia własnego lub innych organów publicznych.

W związku z nowymi regulacjami, KUŹNIAR Kancelaria Adwokacka zapewnia pomoc prawną zarówno jednostkom samorządu terytorialnego jak i firmom objętym nowymi przepisami. Prawnicy kancelarii pomogą w przygotowaniu do spełnienia wymogów związanych z ochroną sygnalistów, w tym w opracowaniu procedur zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych oraz stworzeniu odpowiednich kanałów przyjmowania zgłoszeń. Ponadto, kancelaria prowadzi szkolenia dla firm, aby pracownicy byli świadomi nowych obowiązków i praw związanych z ustawą o ochronie sygnalistów.

Zapraszamy do kontaktu i umówienia konsultacji dot. ustawy o ochronie sygnalistów.