Problem był tym większy, że zbliżało się końcowe rozliczenie kontraktu. Nie było czasu na wielotygodniowe analizy. Trzeba było szybko ustalić, co rzeczywiście wydarzyło się podczas realizacji inwestycji i czy całe opóźnienie można przypisać wykonawcy.
W sporze o karę umowną najważniejsze są dokumenty z budowy
Zaczęliśmy od odtworzenia przebiegu inwestycji. Przejrzeliśmy kolejne protokoły z rad budowy, korespondencję, dokumentację techniczną, aneksy oraz materiały dotyczące robót dodatkowych. Dopiero zestawienie tych dokumentów pokazało pełny obraz sprawy.
W trakcie inwestycji pojawiały się m.in. zmiany dotyczące przebiegu sieci, problemy z istniejącą infrastrukturą, dodatkowe przyłącza, trudne warunki gruntowo-wodne oraz brak docelowego zasilania elektrycznego. Ustaliliśmy, że część zrealizowanych prac wykraczała także poza pierwotnie przyjęty zakres.
Istotne było również to, że roboty w terenie zostały faktycznie zakończone wcześniej, a część okresu wskazywanego jako opóźnienie przypadała już na etap kompletowania dokumentacji i procedury odbiorowej.
Wykonawcy powinni pamiętać, że samo przekroczenie terminu nie przesądza jeszcze, że za cały ten okres odpowiada wykonawca.
Jeżeli umowa przewiduje karę za zwłokę, trzeba dokładnie zbadać przyczyny przekroczenia terminu i ustalić, które zdarzenia rzeczywiście obciążają wykonawcę, a które wynikały z decyzji inwestora, robót dodatkowych, problemów projektowych czy innych okoliczności pojawiających się na budowie.
Obrona przed karą
Nie ograniczyliśmy się przy tym do samego kwestionowania kary. W toku inwestycji wykonawca zrealizował znaczący zakres robót dodatkowych.
Były to konkretne prace wynikające z rzeczywistych potrzeb ujawnionych podczas realizacji inwestycji: dodatkowe elementy sieci, prace związane z istniejącą infrastrukturą, przełożenie sieci czy zapewnienie przez dłuższy czas zastępczego zasilania obiektu.
Dlatego przy końcowym rozliczeniu nie można było patrzeć wyłącznie na żądanie zamawiającego. Trzeba było pokazać również roszczenia wykonawcy. To zdecydowanie zmieniło pozycję negocjacyjną stron.
Szybka reakcja zamiast kilkuletniego procesu
W tej sprawie czas miał duże znaczenie. Gdyby doszło do potrącenia całej kary z wynagrodzenia, wykonawca musiałby później dochodzić należnej kwoty przed sądem.
Taki proces oznaczałby konieczność odtwarzania przebiegu inwestycji po wielu miesiącach, przesłuchiwania uczestników budowy, analizy dokumentacji technicznej, a najpewniej również powoływania biegłych. Dlatego zdecydowaliśmy się działać jeszcze przed ostatecznym rozliczeniem.
Przygotowaliśmy w krótkim czasie szczegółowe stanowisko wykonawcy, pokazując nie tylko brak podstaw do przypisania mu odpowiedzialności za cały wskazywany okres opóźnienia, ale również zakres robót dodatkowych i argumenty przemawiające za znacznym ograniczeniem ewentualnej kary.
Ostatecznie strony doszły do porozumienia. Z kwoty 750 tys. zł kara została ograniczona do niespełna 200 tys. zł. Udało się uniknąć długiego i kosztownego procesu sądowego.
Co z tego wynika dla wykonawców?
W sporach dotyczących kar umownych bardzo dużo zależy od tego, co znajduje się w dokumentacji prowadzonej w trakcie inwestycji.
Protokoły z rad budowy, maile, wpisy dotyczące zmian zakresu prac, zgłoszenia przeszkód, ustalenia z inspektorem nadzoru czy dokumentowanie robót dodatkowych mogą po kilku miesiącach zdecydować o tym, czy wykonawca zapłaci kilkadziesiąt czy kilkaset tysięcy złotych.
Dlatego po otrzymaniu informacji o planowanym naliczeniu wysokiej kary nie warto ograniczać się do sprawdzenia samej umowy. Trzeba odtworzyć cały przebieg inwestycji i sprawdzić, co faktycznie wpłynęło na termin realizacji.
Czasami dobrze przygotowane stanowisko i mocny materiał dowodowy pozwalają zakończyć spór przy stole negocjacyjnym – zanim zamieni się on w kilkuletni proces.
KUŹNIAR Kancelaria Adwokacka wspiera wykonawców i zamawiających na każdym etapie procesu inwestycyjnego, a także w sporach dotyczących kar umownych, robót dodatkowych i rozliczeń kontraktów budowlanych.
