Ustawa implementuje dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej o ochronie sygnalistów (Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. U. UE. L. z 2019 r. Nr 305, str. 17 z późn. zm.), której termin implementacji upłynął w 2021 r. Do najważniejszych obowiązków wynikających z dyrektywy sygnalistów należą przy tym:
1. określenie osób lub jednostek odpowiedzialnych za przyjmowanie zgłoszeń i reakcję na nie;
2. ochrona danych osobowych osób zgłaszających naruszenia i przechowywanie danych związanych ze zgłoszeniami;
3. określenie czasu reakcji na zgłoszenia naruszeń;
4. obowiązek przekazywania informacji dotyczących zgłoszeń właściwym organom.
Długi proces legislacyjny
Proces tworzenia ustawy był długotrwały, obejmujący kilkanaście wersji projektu zawierających różnorodne modyfikacje mechanizmów zgłaszania i udzielania ochrony sygnalistom. Dopiero 2 kwietnia tego roku Rada Ministrów przyjęła ostateczną wersję projektu, który został skierowany do Sejmu 17 kwietnia 2024 r. 8 maja na posiedzeniu sejmowej Komisji Polityki Społecznej i Rodziny odbyło się pierwsze czytanie projektu ustawy. Ustawa przeszła przez Sejm i trafiła do Senatu, który 5 czerwca wprowadził swoje poprawki. 14 czerwca 2024 r. przyjmując poprawki uchwalił ustawę o ochronie sygnalistów. Ustawa została skierowana do podpisu Prezydenta RP. Po ogłoszeniu ustawy nowe prawo wejdzie w życie po upływie tylko 3 miesięcy.
Wewnętrzna Procedura Zgłoszeń
Nowa ustawa ma na celu ujednolicenie standardów ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa oraz poprawę egzekwowania prawa. Po wejściu w życie ustawy, pracodawcy będą zobowiązani do opracowania procedur zgłoszeń wewnętrznych, które będą określały zasady przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów, rozpoznawania zgłoszeń, podejmowania działań naprawczych i przeciwdziałających naruszeniom w przyszłości, a także cały wachlarz mechanizmów ochronnych wobec osób zgłaszających naruszenia. Pracodawcy muszą stworzyć odpowiednie kanały przyjmowania takich zgłoszeń. Nowe obowiązki dotyczą firm zatrudniających powyżej 50 pracowników. Limit 50 pracowników nie dotyczy jednak pracodawców objętych ustawą o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy i finansowania terroryzmu.
Procedury zgłoszeniowe muszą być precyzyjne i uwzględniać wszystkie istotne aspekty, zarówno w kontekście wymogów ustawowych, jak i potencjalnych korzyści dla organizacji i jej pracowników. Przedsiębiorcy muszą zadbać o realną ochronę przed odwetem w stosunku do sygnalistów, a także o działania komunikacyjne i informacyjne, takie jak szkolenia i warsztaty dla kadry i personelu.
Regulamin zgłoszeń wewnętrznych, zgodnie z ustawą powinien zostać przyjęty po konsultacjach z:
1. zakładowymi organizacjami związkowymi, działającymi przy danej firmie albo
2. przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz firmy.
Regulamin zgłoszeń wewnętrznych, po takich konsultacjach podaje się do wiadomości, w sposób przyjęty u pracodawcy, a następnie wchodzi on w życie. O istnieniu procedury związanej z sygnalistami będzie trzeba w sposób jasny, przejrzysty i konkretny informować pracowników, a także osoby, które dopiero będą ubiegać się o pracę w firmie.
Ochrona sygnalistów
Sygnalistą może zostać nie tylko obecny pracownik, ale również były pracownik, funkcjonariusz, żołnierz zawodowy, zleceniobiorca, stażysta czy wolontariusz. Nowe regulacje obejmują szeroką grupę osób, co ma na celu zapewnienie kompleksowej ochrony przed działaniami odwetowymi. Sygnalista będzie mógł wystąpić o zadośćuczynienie lub odszkodowanie w przypadku doświadczania działań odwetowych. Niezależne wsparcie sygnalistom zawsze ma za zadanie zapewnić Rzecznik Praw Obywatelskich.
Anonimowość i poufność
Budowa procedury to jedno, ale równie ważne jest zapewnienie skutecznej ochrony tożsamości zgłaszających oraz innych osób zaangażowanych w postępowanie. To kolejne wymogi wynikające z przepisów ustawy. Pracodawcy będą zobowiązani do zapewnienia poufności zgłoszeń, co może być realizowane na przykład poprzez kanały elektroniczne. Nie chodzi w tym przypadku o anonimowość osób dokonujących zgłoszenia, a zapewnienie poufności zgłoszenia. W procedurze zgłaszania należy jednak uwzględnić także kwestię anonimowych zgłoszeń, które mogą być rozpoznawane fakultatywnie przez pracodawcę.
Pomoc prawna dla firm
W związku z nowymi regulacjami, KUŹNIAR Kancelaria Adwokacka zapewnia pomoc prawną dla firm objętych nowymi przepisami. Prawnicy kancelarii pomogą w przygotowaniu firmy do spełnienia wymogów związanych z ochroną sygnalistów, w tym w opracowaniu procedur zgłoszeń wewnętrznych oraz stworzeniu odpowiednich kanałów przyjmowania zgłoszeń. Ponadto, kancelaria prowadzi szkolenia dla firm, aby pracownicy byli świadomi nowych obowiązków i praw związanych z ustawą o ochronie sygnalistów. Zapraszamy do zapoznania się z broszurą, a także do kontaktu i umówienia konsultacji dot. ustawy o ochronie sygnalistów.